Datenschutzerklärung
Hier findest du an einem Ort, wie ARC mit Daten auf der Website, in der persönlichen Demo und im Live-Kundenbereich umgeht.
Stand: 28. Oktober 2026
Verantwortlicher & Kontakt
Für die ARC-Website, Kundenkonten, Vertragsverwaltung und den Support ist der ARC-Betreiber verantwortlich. Die Anbieter- und Kontaktangaben stehen im Impressum. Als Betreiber ist ARC GbR mit Alexis-Jamez Buain und Julian Zabel benannt. Die direkte Datenschutz-Kontaktadresse wird noch ergänzt.
Bei einer Bewerbung entscheidet der jeweils einstellende Betrieb über die Verarbeitung deiner Bewerbungsdaten. Seine Kontaktdaten und Datenschutzhinweise findest du auf der Bewerbungsseite. Für Fragen zu einem bestehenden ARC-Konto steht dir der Support zur Verfügung.
Besuch der Website
Beim Aufruf werden die für die Auslieferung und Sicherheit erforderlichen Verbindungsdaten an die Hosting-Infrastruktur übermittelt. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite und Browserinformationen. Schriften und Bilder der Website werden lokal ausgeliefert. Der aktuelle Website-Code bindet keine externen Werbe- oder Analyse-Tracker ein.
Die kleine Ablauf-Demo auf der Startseite nutzt fiktive Beispiele im Browser. Ihre Eingaben werden nicht als Bewerbung oder Anfrage an ARC gesendet. Für eine gespeicherte persönliche Portal-Demo meldest du dich gesondert an.
Konto & Unternehmensprofil
Für dein Konto verarbeitet ARC deine bestätigte E-Mail-Adresse, deinen Namen, die Anmeldemethode, den Konto- und Planstatus sowie erforderliche Sicherheits- und Sitzungsdaten. Bei Google-Anmeldung erhält ARC die für den Zugang freigegebenen Identitätsdaten. Das verbindet noch keinen Kalender.
Die Einrichtung speichert Unternehmensname, Branche, Ort, gegebenenfalls Anschrift sowie Kontaktperson und geschäftliche E-Mail-Adresse. Plananfragen, freigeschaltete Laufzeiten und Kündigungen werden dem Konto zugeordnet. Die derzeitige Plananfrage ist unverbindlich; eine automatische Zahlungsabwicklung ist noch nicht verbunden.
Testpilotenprogramm
Das Programm ist nur auf persönliche Einladung zugänglich. Wir verarbeiten geschäftliche Kontakt- und Unternehmensangaben, Einladungsstatus, Einrichtungsfortschritt, Antworten auf den Pilotfragebogen sowie freiwilliges Feedback zur Durchführung und Verbesserung des Pilotprogramms. Fragebogen und Feedback dürfen keine personenbezogenen Bewerberdaten enthalten. Es findet kein KI-Training mit Bewerberdaten statt.
Einladungslinks gelten sieben Tage. Gespeichert wird ausschließlich der Token-Hash. Nicht eingelöste Einladungen und ihr Verlauf werden 30 Tage nach Ablauf entfernt. Angenommene Vertragsfassungen, PDF- und Texthashes, Vertretungsangaben, Bereitstellung und Annahmezeitpunkt werden zum Vertragsnachweis dokumentiert. Die Verträge bleiben im Pilotbereich speicherbar. Kontodatenexport und Kontolöschung schließen die Pilotdaten ein; erforderliche Vertragsnachweise werden entsprechend dem unten beschriebenen, noch rechtlich zu bestätigenden Fristkonzept getrennt aufbewahrt.
Die 30 Tage beginnen erst bei ausdrücklicher Aktivierung und enden automatisch ohne Zahlung. Echte Bewerberdaten bleiben bis zur dokumentierten Vertrags- und technischen Freigabe gesperrt. Ein optionaler Anschlussvertrag ist ein separater Vorgang. Die derzeitigen Pilotdokumente sind Prüffassungen; die verbindliche Annahme ist bis zur endgültigen Freigabe gesperrt.
Demo & Testdaten
Die persönliche Portal-Demo ist nur nach Anmeldung erreichbar. Jedes Konto erhält eigene fiktive Stellen, Bewerbungen und Gespräche. Änderungen und Unternehmensprofil werden im Konto gespeichert und sind bei der nächsten Anmeldung wieder verfügbar. Bitte verwende in den Beispieldatensätzen ausschließlich erfundene Bewerber- und Kontaktdaten.
Veröffentlichen, echte Dateiübertragungen, externe Nachrichten und echte Kalenderverbindungen bleiben in der Demo gesperrt. Ein Zurücksetzen entfernt deine Demo-Änderungen; das Einrichtungsprofil bleibt erhalten. Eine vollständige Kontolöschung entfernt beides.
Vor dem ersten Demo-Einsatz bestätigst du die Datenhinweise einmal je Fassung. Das ist eine Kenntnisnahme und begründet kein kostenpflichtiges Abo. Text, Version, Zeitpunkt, bestätigte Kontoadresse und Inhaltsnachweis findest du später unter Konto & Datenschutz.
Live-Betrieb & Bewerbungen
Im freigeschalteten Kundenbereich verwaltet der Betrieb eigene Stellen und Bewerbungen. Verarbeitet werden unter anderem Name, E-Mail-Adresse, freiwillige Telefonnummer, Verfügbarkeit, Erfahrung, Freitext, Antworten auf Stellenfragen, Unterlagen, Nachrichten, interne Notizen, Bewerbungsstatus und Termine. Der Betrieb legt Zweck, passende Rechtsgrundlage, Zugriffsberechtigung und Aufbewahrungsfrist seines Bewerbungsverfahrens fest. Seine Hinweise werden auf der jeweiligen Bewerbungsseite bereitgestellt.
Vor neuer Verarbeitung echter Bewerberdaten ist für Kunden eine abgeschlossene, freigegebene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) erforderlich. Sie benennt den tatsächlichen Rechtsträger und umfasst die Vertragsanlagen. Solange sie noch nicht freigegeben und abgeschlossen ist, sind neue Live-Verarbeitung und echte Bewerbungseingänge gesperrt. Vorhandene Daten bleiben für Berechtigte lesbar, herunterladbar und löschbar. Die abgeschlossene Fassung steht im Konto als Nachweis bereit. Für eigene Bewerbungen ist der ARC-Betreiber selbst verantwortlich.
Dateien liegen in einem privaten Speicher. Downloads werden auf Zugang und Betriebszugehörigkeit geprüft. Nach einer Bewerbung erhältst du einen privaten Link für Ergänzungen, der 30 Tage gilt. Wer diesen Link besitzt, kann die eigenen Bewerbernachrichten und eingereichten Unterlagen öffnen und ergänzen. Interne Notizen und betriebsinterne Dateien sind darüber nicht einsehbar. Bitte behandle den Link vertraulich.
Support & E-Mail-Hinweise
Supportanfragen werden mit Kontozuordnung, Thema, Nachrichtentext und Bearbeitungsstand gespeichert. Plananfragen dienen der Abstimmung des gewünschten Zugangs. Angaben aus einem von dir kopierten oder heruntergeladenen Website-Check werden nicht automatisch als Kontaktanfrage versendet.
Die Nachrichtenzentrale zeigt neue Bewerbungen und über den privaten Bewerbungslink eingegangene Ergänzungen. Bei aktivem Plan können Hinweise an die bestätigte Adresse des Kundenkontos gesendet werden. Diese E-Mails enthalten einen Portal-Link, keine Bewerbungsinhalte, Anhänge oder Tracking-Pixel. Pop-ups und optionale Eingangsmails kannst du in der Nachrichtenzentrale ausschalten.
Ein Betriebsinhaber kann bis zu fünf weitere E-Mail-Empfänger für neue Bewerbungen, Bewerbernachrichten oder Termine eintragen. Gespeichert werden Adresse, Betrieb, Ereignisauswahl, Versandanforderung, Bestätigungs- und gegebenenfalls Abmeldezeitpunkt. Die Adresse erhält zuerst eine gesonderte Bestätigungsmail. Erst nach ausdrücklicher Bestätigung werden zukünftige Hinweise zugestellt. Die Empfangsbestätigung erstellt weder ein Konto noch Zugriff auf Bewerberdaten. Die Hinweise enthalten keine Bewerbungsinhalte oder Anhänge. Die Person kann über den Link in den Hinweisen den Empfang abmelden; der Betriebsinhaber kann die Adresse entfernen. Ein bereits laufender Versand lässt sich unter Umständen nicht mehr zurückrufen.
Zusätzliche Empfänger und ihre Versandaufträge werden mit Betrieb beziehungsweise Konto gelöscht und sind im Kontoexport enthalten; Bestätigungsgeheimnisse werden nicht exportiert. Unbestätigte und widerrufene Empfängereinträge werden nach 30 Tagen bereinigt, zusätzliche Versandmetadaten nach 30 Tagen. Bestätigte aktive Einträge bleiben bis Widerruf, Entfernung oder Löschung gespeichert. In der Demo werden diese Abläufe nur mit Testdaten simuliert und keine Bestätigungsmails versendet.
Erforderliche Sicherheitsmails, etwa zur Anmeldung, Passwort-Rücksetzung oder einer von dir angeforderten Kontolöschung, sind davon unabhängig. Nachrichten in externen Postfächern werden derzeit nicht automatisch in ARC importiert.
Google- & Microsoft-Kalender
Die Kalenderverbindung ist freiwillig und wird getrennt von der ARC-Anmeldung freigegeben. Nach Einrichtung des jeweiligen Anbieters kannst du Google Kalender oder Outlook / Microsoft 365 verbinden. ARC speichert geschützte Zugriffstokens, Kalenderkennungen und -namen, deine Auswahl sowie belegte Start- und Endzeiten. Titel, Beschreibungen und Teilnehmende fremder Termine werden für die Verfügbarkeitsübersicht nicht gespeichert.
Der Abgleich erfasst die nächsten 60 Tage, wird im Hintergrund regelmäßig erneuert und vor einer Buchung zusätzlich direkt geprüft. Wenn du den automatischen Termineintrag einschaltest, überträgt ARC Gesprächszeit, Gesprächsart, den von dir angegebenen Ort oder Link und eine Zuordnungskennung an den gewählten Kalenderanbieter. Bewerbungsunterlagen und automatische Einladungen an Teilnehmende werden dabei nicht übertragen. Extern verschobene Termine ändern nicht automatisch den Gesprächszeitpunkt in ARC.
Beim Trennen oder bei der Kontolöschung entfernt ARC die gespeicherten Tokens, Kalenderauswahl, Zeitblöcke und Abgleichaufträge. Bereits beim Anbieter angelegte Termine bleiben dort bestehen. Du kannst die Freigabe zusätzlich in deinem Google- oder Microsoft-Konto widerrufen. Die Datenverarbeitung des Kalenderanbieters richtet sich ergänzend nach den Bedingungen deines dortigen Kontos.
Stellentexte & Jobportale
Die Vorlagenfunktion setzt deine Angaben zu Stelle und Betrieb ohne externen KI-Dienst zusammen. Daneben kann ein gesondert aktivierter KI-Anbieter auf ausdrückliche Anforderung einen Stellenentwurf erzeugen; Einzelheiten stehen unter ARC AI. Gespeicherte Anzeigen gehören zum jeweiligen Betrieb.
Du entscheidest, ob du eine Anzeige kopierst, herunterlädst oder selbst auf einem anderen Jobportal veröffentlichst. Eine automatische Übertragung an externe Jobportale ist derzeit nicht verbunden. Für eine von dir veranlasste Veröffentlichung gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise des gewählten Portals.
ARC AI & Rückfragen
ARC AI speichert Stellenprofile, Tätigkeitskriterien, Bewerbungsfragen und bearbeitbare Entwürfe beim jeweiligen Betrieb. Vorlagen sind als Vorlagen gekennzeichnet. Ist durch den ARC-Hauptadministrator ein Anbieter eingerichtet und vom Betrieb aktiviert, kann der Betrieb einen Stellenentwurf ausdrücklich anfordern. Dabei werden die eingegebenen Stellen- und Betriebsangaben an den konfigurierten Anbieter übermittelt. Möglich sind OpenAI, OpenRouter, Google Gemini, Mistral und Groq; der tatsächlich verwendete Anbieter, Vertragspartner, Verarbeitungsort und seine Bedingungen sind vor einer Freigabe zu prüfen. API-Schlüssel werden serverseitig verschlüsselt gespeichert und nicht an Kunden ausgeliefert.
Die Bewerbungsübersicht strukturiert im aktuellen Stand vorhandene Formularangaben; Originaldaten bleiben einsehbar. Recruiter können Angaben und Quellen manuell prüfen und korrigieren. Die optionale Bewerbungsanalyse benötigt eine separate Plattformfreigabe sowie die Aktivierung durch den Betrieb. Danach werden neue Bewerbungen im Hintergrund mit OpenAI analysiert. Dabei können Formularantworten, tätigkeitsbezogene Stellenanforderungen und hochgeladene PDF-, JPEG-, PNG- und WebP-Dateien übermittelt werden. Die Ergebnisse enthalten eine sachliche Zusammenfassung, Quellenhinweise und offene Angaben; sie müssen von einem Menschen geprüft werden. Nicht ausgewertete Dateien werden kenntlich gemacht. Die API wird mit deaktivierter Antwortspeicherung (store: false) angesprochen; dies ist keine Zusicherung einer vollständigen Löschung sämtlicher Anbieterprotokolle. Anbietervereinbarung, Verarbeitungsorte, Übermittlungen und betriebliche Bewerberhinweise sind vor Aktivierung zu prüfen. Es gibt keine automatischen Eignungsentscheidungen, Ranglisten, Matching-Scores oder KI-Absagen. Fehlende Angaben sind keine negative Qualifikationsbewertung.
Rückfragen werden erst nach ausdrücklicher Freigabe des Betriebs über den bestehenden E-Mail-Versand versendet. Der persönliche Bewerberlink enthält einen geheimen Zugang und ermöglicht Nachrichten, Unterlagen und nach Freigabe die Terminauswahl. Neue Links werden kryptografisch signiert und gegen einen befristeten Zugangsdatensatz geprüft; ältere Links werden über ihren gespeicherten Hash geprüft. Der Zugang gilt zunächst 30 Tage und wird bei einer erneuten Kontaktaufnahme durch den Betrieb auf 90 Tage verlängert. Eine einmal abgegebene Rückfrageantwort kann durch eine weitere Nachricht ergänzt werden. Jeder mit diesem Link kann die zugehörige Rückfrage sehen und beantworten. Antworten werden der Bewerbung zugeordnet, in der Historie dokumentiert und dem Betrieb als Benachrichtigung angezeigt. KI-Zusatzdaten sind der jeweiligen Stelle beziehungsweise Bewerbung zugeordnet und werden bei deren Löschung über Datenbankbeziehungen mit entfernt. In der persönlichen Demo bleiben KI-Vorlagen und interne Entwürfe isoliert; externe KI-Aufrufe und echte Nachrichten sind gesperrt.
Manueller Prompt-Export für Tests ist nur für veröffentlichbare Stellenangaben vorgesehen. Der Nutzer entscheidet selbst über eine Übertragung in einen externen Chat; dafür gelten dessen Bedingungen. ARC überträgt dabei keine Bewerberunterlagen und übernimmt keine Chat-Sitzung. Eine Trainingsfreigabe für Bewerberdaten wird nicht erteilt. Vor späterer externer Bewerberdatenverarbeitung müssen Rechtsgrundlage, Anbietervereinbarungen, Aufbewahrung, Übermittlungen und Hinweise gesondert ergänzt und geprüft werden.
Dienstleister & Datenstandorte
- Supabase
- Anmeldung, Datenbank und geschützte Backend-Verarbeitung. Die verwendete Datenbank liegt in Irland.
- Sites / Cloudflare
- Auslieferung und Betrieb der Website sowie privater Dateispeicher.
- STRATO
- Der eingerichtete Versand von Transaktions- und Hinweismails.
- Google / Microsoft
- Nur bei der von dir gewählten Anmeldung beziehungsweise ausdrücklichen Kalenderfreigabe.
Zugriff erhalten die jeweils berechtigten Kontoinhaber, zuständige Betriebsnutzer, berechtigte Administratoren sowie die für die technische Bereitstellung eingesetzten Dienstleister. Bewerbungsdaten sind keine öffentlichen Website-Inhalte.
Ein Datenbankstandort in Irland bedeutet nicht, dass sämtliche beteiligten Dienste ausschließlich in der EU verarbeiten. Die genaue rechtliche Benennung der Vertragspartner, ihre Auftragsverarbeitungsverträge, mögliche Drittlandübermittlungen und Garantien sowie konkrete Backup- und Anbieterprotokollfristen werden für die endgültige Fassung anhand der tatsächlichen Verträge ergänzt.
Speicherung, Export & Löschung
Konto, Unternehmensprofil und persönliche Demo bleiben bis zu ihrer Löschung kontogebunden gespeichert. Der Betrieb kann Bewerbungen einschließlich Notizen, Terminen und Dateien gemeinsam oder einzelne Unterlagen separat löschen. Eine allgemeine automatische Frist für alle Bewerbungen ist derzeit nicht eingerichtet; die erforderliche Bewerbungsfrist muss der Betrieb festlegen und umsetzen.
- Private Bewerbungslinks: 30 Tage; abgelaufene Zugänge werden regelmäßig entfernt.
- E-Mail-Versandprotokolle: tägliche Bereinigung nach 30 Tagen.
- Portalhinweise sowie minimierte Sicherheits-, Rechte- und Löschprotokolle: tägliche Bereinigung nach 90 Tagen.
- Offene Löschanfragen: nach Ablauf des Bestätigungslinks; erledigte Aufträge nach Ablauf des höchstens sieben Tage gültigen Statusnachweises. Bestätigte, noch unvollständige Löschaufträge werden weiter bearbeitet.
Unter Konto & Datenschutz kannst du einen JSON-Datenexport herunterladen und dein Konto selbst löschen lassen. Der Export enthält eine Dateiliste; die Dateiinhalte musst du vorher separat herunterladen. Der Löschantrag benötigt eine zusätzliche Mailbestätigung im selben Browser. Das bloße Öffnen des Links löscht nichts. Erst deine ausdrückliche endgültige Bestätigung sperrt den Zugang und startet die Löschung von Workspace, Demo, Bewerbungen, Nachrichten, privaten Dateien und Anmeldekonto. Unterbrochene Löschungen werden erneut versucht.
Eine laufende Mindestlaufzeit blockiert die Löschung der Workspace-Daten nicht. Die Löschung hebt bestehende Vertragsverpflichtungen aber nicht rückwirkend auf; die Kündigung wird zum regulären Laufzeitende vermerkt. Eine Kündigung ohne Kontolöschung ist im Konto separat möglich.
Nur erforderliche abgeschlossene AVV-Nachweise und notwendige Geschäftskorrespondenz werden zweckgebunden getrennt aufbewahrt. Bewerbungsinhalte, Dateien, Demo-Bestätigungen, reine Testpläne und offene Plananfragen werden nicht in dieses Vertragsarchiv übernommen. Das technische Fristkonzept sieht für einschlägige Geschäftskorrespondenz sechs volle Kalenderjahre nach dem Korrespondenzjahr vor, soweit eine gesetzliche Pflicht greift; für erforderliche reine AVV-Nachweise grundsätzlich drei volle Kalenderjahre zur Rechtsverteidigung. Anwendbarkeit und Frist sind anhand der tatsächlichen Unterlagen zu prüfen. Rechnungen werden derzeit nicht in ARC erzeugt oder archiviert. Für Sicherungskopien und Dienstleisterprotokolle gelten zusätzlich deren noch zu konkretisierende Aufbewahrungs- und Löschregeln.
Rechtsgrundlagen & deine Rechte
Für Anbahnung und Erfüllung des angeforderten Kontozugangs, Supports und Vertrags kommt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zum Einsatz. Technische Bereitstellung, Schutz der Konten und Missbrauchsabwehr dienen den berechtigten Interessen am sicheren Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die optionale Statistik beruht auf deiner widerruflichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Gesetzlich erforderliche Aufbewahrung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der einschlägigen Vorschrift. Für Bewerberdaten bestimmt der einstellende Betrieb die passende Grundlage, insbesondere im Rahmen von § 26 BDSG.
Du hast je nach Voraussetzung das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem kannst du dich bei einer zuständigen Datenschutzaufsicht beschweren.
Für Bewerbungsdaten wende dich an den auf der Stellenanzeige genannten Betrieb. Für Konto- und Website-Daten nutze den Kontakt des ARC-Betreibers im Impressum beziehungsweise den Support für bestehende Konten. Gesetzliche Auskunfts- und Löschrechte sind nicht auf die Selbstbedienungsfunktionen im Dashboard beschränkt.
Rechtlicher Rahmen: Datenschutz-Grundverordnung, § 147 AO und § 25 TDDDG.